راهنمای کامل استفاده از گوگل کیپ

گوگل کیپ (Google Keep) یک ابزار رایگان و قدرتمند برای یادداشت‌برداری و سازماندهی وظایف شخصی و حرفه‌ای است. با استفاده از گوگل کیپ، شما می‌توانید:
• یادداشت‌های متنی، صوتی، تصویری و نقشه‌ای بسازید و آن‌ها را در دستگاه‌های مختلف خود همگام‌سازی کنید.
• یادداشت‌های خود را با رنگ‌ها، برچسب‌ها، نشانک‌ها و چک‌لیست‌ها دسته‌بندی و مرتب کنید.
• یادداشت‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و به صورت همزمان و همکاری در آن‌ها تغییرات اعمال کنید.
• یادآورهای مبتنی بر زمان یا مکان برای یادداشت‌های خود تنظیم کنید تا در زمان مناسب به شما اطلاع دهد.
• یادداشت‌های خود را با سرویس‌های دیگر گوگل مانند جیمیل (Gmail)، داک (Docs)، اسلاید (Slides)، شیت (Sheets) و تقویم (Calendar) تطابق دهید.

در این مقاله از سفیر، ما به شما نحوه استفاده از گوگل کیپ برای بهبود بهره‌وری و خلاقیت خود را آموزش می‌دهیم. برای شروع، شما نیاز دارید که:
• یک حساب گوگل (Google Account) داشته باشید.
• اپلیکیشن گوگل کیپ را بر روی دستگاه هوشمند خود نصب کنید. شما می‌توانید این اپلیکیشن را از فروشگاه پلی استور (Play Store) برای اندروید (Android) و فروشگاه اَپ (App Store) برای آی‌افون (iPhone) دانلود کنید.
• به وبسایت گوگل کیپ (https://keep.google.com/) در مرورگر خود دسترسی پیدا کنید.

نحوه ساخت یادداشت در گوگل کیپ

برای ساخت یادداشت در گوگل کیپ، شما می‌توانید از چهار نوع یادداشت استفاده کنید:
• یادداشت متنی: برای نوشتن متن ساده یا فرمت‌شده با استفاده از عنوان، بدنه، لیست‌ها و پاراگراف‌ها.
• یادداشت صوتی: برای ضبط صدای خود و تبدیل آن به متن به صورت خودکار.
• یادداشت تصویری: برای افزودن تصویر از دوربین، گالری یا وب به یادداشت خود.
• یادداشت نقشه‌ای: برای افزودن نقشه از مکان مورد نظر خود به یادداشت خود.
برای ساخت هر نوع یادداشت، شما می‌توانید از دکمه‌های موجود در پایین صفحه اصلی اپلیکیشن گوگل کیپ استفاده کنید. همچنین شما می‌توانید با استفاده از دکمه + در بالای صفحه وبسایت گوگل کیپ، نوع یادداشت خود را انتخاب کنید. برای ویرایش یادداشت، شما می‌توانید روی آن ضربه بزنید و تغییرات خود را اعمال کنید. شما همچنین می‌توانید از منوی سه نقطه در بالای هر یادداشت، از گزینه‌های مختلف مانند حذف، آرشیو، کپی و … استفاده کنید.

نحوه دسته‌بندی و مرتب‌سازی یادداشت‌ها در گوگل کیپ

برای دسته‌بندی و مرتب‌سازی یادداشت‌های خود در گوگل کیپ، شما می‌توانید از رنگ‌ها، برچسب‌ها، نشانک‌ها و چک‌لیست‌ها استفاده کنید.
• رنگ‌ها: شما می‌توانید به هر یادداشت رنگ مورد علاقه خود را اختصاص دهید تا آن را به راحتی پیدا کنید. برای تغییر رنگ یک یادداشت، شما می‌توانید از دکمه رنگ در پایین هر یادداشت استفاده کنید.
• برچسب‌ها: شما می‌توانید به هر یادداشت برچسب (Label) با نام دلخواه خود اضافه کنید تا آن را با دسته خود مرتبط کنید. برای اضافه کردن برچسب به یک یادداشت، شما می‌توانید از دکمه برچسب در پایین هر یادداشت استفاده کنید.
• نشانک‌ها: شما می‌توانید به هر یادداشت نشانک (Pin) بزنید تا آن را در بالای صفحه اصلی خود نگه دارید. برای نشانک زدن یک یادداشت، شما می‌توانید از دکمه نشانک در بالای هر یادداشت استفاده کنید.
• چک‌لیست‌ها: شما می‌توانید هر یادداشت متنی را به یک چک‌لیست (Checklist) تبدیل کنید تا وظایف خود را به صورت مرحله به مرحله انجام دهید. برای تبدیل یک یادداشت متنی به چک‌لیست، از دکمه چک‌لیست در پایین هر یادداشت استفاده کنید.
برای مرتب‌سازی یادداشت‌های خود در گوگل کیپ، شما می‌توانید از منوی سه خط در بالای صفحه اصلی اپلیکیشن و وبسایت استفاده کنید. در این منو، می‌توانید:
• یادداشت‌های خود را بر اساس رنگ، برچسب، نشانک، زمان ساخت و … فیلتر کنید.
• یادداشت‌های خود را بر اساس عنوان، زمان ساخت، زمان آخرین ویرایش و … مرتب کنید.
• به یادداشت‌های حذف شده، آرشیو شده و به اشتراک گذارده شده خود دسترسی پیدا کنید.

نحوه تنظیم یادآور در گوگل کیپ

برای تنظیم یادآور در گوگل کیپ، شما می‌توانید از دو نوع یادآور استفاده کنید:

• یادآور مبتنی بر زمان: برای تعیین زمان خاص (روز، ساعت و دقیقه) برای اطلاع رسانی درباره یک یادداشت.
• یادآور مبتنی بر مکان: برای تعیین مکان خاص (مانند خانه، محل کار، فروشگاه و …) برای اطلاع رسانی درباره یک یادداشت.

برای تنظیم یادآور برای یک یادداشت، می‌توانید از دکمه یادآور در پایین هر یادداشت استفاده کنید. در این دکمه، می‌توانید:

• از گزینه‌های پیش‌فرض مانند امروز، فردا، هفته آینده و … استفاده کنید.
• زمان و تاریخ دلخواه خود را انتخاب کنید.
• مکان دلخواه خود را جستجو کنید یا از نقشه انتخاب کنید.
• گزینه تکرار را فعال کنید اگر می‌خواهید یادآور به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و … تکرار شود.

برای مشاهده یادآورهای خود در گوگل کیپ، از منوی سه خط در بالای صفحه اصلی اپلیکیشن و وبسایت استفاده کنید. در این منو، شما می‌توانید به بخش یادآور (Reminders) دسترسی پیدا کنید. در این بخش، می‌توانید:

• یادآورهای خود را بر اساس زمان و مکان فیلتر کنید.
• یادآورهای خود را با ضربه زدن روی آن‌ها به عنوان انجام شده علامت بزنید.
• یادآورهای خود را با ضربه زدن روی دکمه حذف در پایین هر یادآور حذف کنید.

نحوه به اشتراک گذاری یادداشت‌ها در گوگل کیپ

به اشتراک گذاری یادداشت‌های خود در گوگل کیپ، شما می‌توانید از دکمه به اشتراک گذاری در پایین هر یادداشت استفاده کنید. در این دکمه، شما می‌توانید:

• نام یا ایمیل شخص یا افرادی که می‌خواهید یادداشت را با آن‌ها به اشتراک بگذارید را وارد کنید.
• سطح دسترسی شخص یا افراد به یادداشت را تعیین کنید. شما می‌توانید آن‌ها را به عنوان ویرایش‌گر (Editor) که می‌توانند در یادداشت تغییرات اعمال کنند، یا به عنوان مشاهده‌کننده (Viewer) که فقط می‌توانند یادداشت را ببینند، انتخاب کنید.
• پس از تایید، شخص یا افراد مورد نظر شما با ایمیل یا پیامک دعوت به همکاری در یادداشت خواهند شد. برای مشاهده یادداشت‌های به اشتراک گذارده شده خود در گوگل کیپ، شما می‌توانید از منوی سه خط در بالای صفحه اصلی اپلیکیشن و وبسایت استفاده کنید. در این منو به بخش به اشتراک گذارده شده (Shared) دسترسی پیدا کنید. در این بخش، می‌توانید:
• یادداشت‌های به اشتراک گذارده شده خود را بر اساس نام شخص یا افراد فیلتر کنید.
• وضعیت همکاران خود را در هر یادداشت ببینید. شما می‌توانید ببینید که آن‌ها چه زمانی به یادداشت دسترسی پیدا کرده‌اند، چه تغییراتی اعمال کرده‌اند و چه نظراتی داده‌اند.
• با همکاران خود در هر یادداشت چت کنید. می‌توانید با ضربه زدن روی دکمه چت در پایین هر یادداشت، پیام‌های خود را ارسال کنید و پاسخ‌های آن‌ها را دریافت کنید.
• همکاران خود را از هر یادداشت حذف کنید. شما می‌توانید با ضربه زدن روی نام هر همکار در بالای هر یادداشت، از منوی سه نقطه استفاده کنید و گزینه حذف را انتخاب کنید.

نحوه همکاری با سرویس‌های دیگر گوگل در گوگل کیپ

برای همکاری با سرویس‌های دیگر گوگل در گوگل کیپ، شما می‌توانید از دکمه افزودن به (Add to) در پایین هر یادداشت استفاده کنید. در این دکمه، شما می‌توانید:
• یادداشت خود را به عنوان یک سند (Docs) جدید در جیمیل (Gmail) ارسال کنید.
• یادداشت خود را به عنوان یک اسلاید (Slides) جدید در پرزنت (Present) اضافه کنید.
• یادداشت خود را به عنوان یک سلول (Cell) جدید در شیت (Sheets) وارد کنید.
• یادداشت خود را به عنوان یک رویداد (Event) جدید در تقویم (Calendar) ثبت کنید.
برای مشاهده یادداشت‌های خود در سرویس‌های دیگر گوگل، شما می‌توانید از منوی سه خط در بالای صفحه اصلی اپلیکیشن و وبسایت استفاده کنید. در این منو، شما می‌توانید به بخش گوگل کیپ (Google Keep) دسترسی پیدا کنید. در این بخش، شما می‌توانید:
• یادداشت‌های خود را بر اساس سرویس مربوطه فیلتر کنید. شما می‌توانید گزینه‌های جیمیل (Gmail)، پرزنت (Present)، شیت (Sheets) و تقویم (Calendar) را انتخاب کنید.
• یادداشت‌های خود را با ضربه زدن روی آن‌ها در سرویس مربوطه باز کنید. شما می‌توانید تغییرات خود را در هر سرویس ذخیره کنید و آن‌ها را با گوگل کیپ همگام‌سازی کنید.
• یادداشت‌های خود را با ضربه زدن روی دکمه حذف در پایین هر یادداشت از سرویس مربوطه حذف کنید. توجه داشته باشید که این عمل باعث حذف یادداشت از گوگل کیپ نخواهد شد.

نکات و ترفندهای استفاده از گوگل کیپ

برای استفاده بهتر و بهینه‌تر از گوگل کیپ، شما می‌توانید از نکات و ترفندهای زیر استفاده کنید:
• برای جستجو در یادداشت‌های خود، شما می‌توانید از دکمه جستجو در بالای صفحه اصلی اپلیکیشن و وبسایت استفاده کنید. کلمات کلیدی، رنگ‌ها، برچسب‌ها و … را جستجو کنید.

• برای افزودن یادداشت به صورت سریع، شما می‌توانید از ویجت گوگل کیپ در صفحه اصلی دستگاه هوشمند خود استفاده کنید. با ضربه زدن روی ویجت، نوع یادداشت خود را انتخاب کنید و آن را بسازید.

• برای دسترسی به گوگل کیپ در هر زمان و هر مکان، شما می‌توانید از افزونه گوگل کیپ برای مرورگر خود استفاده کنید. شما می‌توانید با نصب این افزونه، به راحتی یادداشت‌های خود را مشاهده، ساخت و ویرایش کنید.

• برای استخراج متن از تصویر، شما می‌توانید از قابلیت نگارش تصویر (Image transcription) در گوگل کیپ استفاده کنید. همچنین با ضربه زدن روی تصویر در هر یادداشت، از منوی سه نقطه استفاده کنید و گزینه نگارش تصویر را انتخاب کنید. سپس متن استخراج شده از تصویر به یادداشت شما اضافه خواهد شد.

• برای تبدیل یادداشت‌های خود به کارت‌های کانبان (Kanban cards)، شما می‌توانید از قابلیت نمایش شبکه‌ای (Grid view) در گوگل کیپ استفاده کنید. همچنین با ضربه زدن روی دکمه نمایش شبکه‌ای در بالای صفحه اصلی اپلیکیشن و وبسایت، یادداشت‌های خود را به صورت کارت‌های قابل جابجایی در صفحه ببینید. می‌توانید با کشیدن و رها کردن کارت‌ها، ترتیب و دسته‌بندی آن‌ها را تغییر دهید.

• برای افزودن نقشه به یادداشت خود، شما می‌توانید از قابلیت نقشه (Map) در گوگل کیپ استفاده کنید. شما می‌توانید با ضربه زدن روی دکمه نقشه در پایین هر یادداشت، نقشه از مکان مورد نظر خود را به یادداشت خود اضافه کنید. همچنین با استفاده از دکمه جستجو، مکان خود را جستجو کنید یا با استفاده از دکمه مکان فعلی، مکان فعلی خود را به یادداشت خود اضافه کنید.

• برای افزودن تصویر به یادداشت خود، شما می‌توانید از قابلیت تصویر (Image) در گوگل کیپ استفاده کنید. با ضربه زدن روی دکمه تصویر در پایین هر یادداشت، تصویر از دوربین، گالری یا وب را به یادداشت خود اضافه کنید. می‌توانید با استفاده از دکمه دوربین، تصویر جدیدی بگیرید یا با استفاده از دکمه گالری، تصویر موجود را انتخاب کنید. همچنین با استفاده از دکمه وب، تصویر از وب را جستجو و اضافه کنید.

• برای افزودن صدا به یادداشت خود، شما می‌توانید از قابلیت صدا (Voice) در گوگل کیپ استفاده کنید. شما می‌توانید با ضربه زدن روی دکمه صدا در پایین هر یادداشت، صدای خود را ضبط و به یادداشت خود اضافه کنید. همچنین با استفاده از دکمه پخش، صدای ضبط شده را پخش کنید یا با استفاده از دکمه حذف، آن را حذف کنید. می‌توانید با فعال کردن قابلیت نگارش صدا (Voice transcription)، صدای خود را به متن تبدیل کنید.

• برای افزودن نکته‌ها و نظرات به یادداشت خود، شما می‌توانید از قابلیت نکته (Note) در گوگل کیپ استفاده کنید. شما می‌توانید با ضربه زدن روی دکمه نکته در پایین هر یادداشت، نکته یا نظر خود را به یادداشت خود اضافه کنید. شما می‌توانید با استفاده از دکمه ویرایش، نکته خود را ویرایش کنید یا با استفاده از دکمه حذف، آن را حذف کنید.

• برای تغییر فونت، رنگ، اندازه و … متن خود در یادداشت، شما می‌توانید از قابلیت فرمت (Format) در گوگل کیپ استفاده کنید. با ضربه زدن روی دکمه فرمت در پایین هر یادداشت، از گزینه‌های مختلف مانند پررنگ (Bold)، کج (Italic)، زیرخط‌دار (Underline)، لیست نقطه‌ای (Bulleted list)، لیست شماره‌ای (Numbered list) و … استفاده کنید.

• برای تغییر زبان متن خود در یادداشت، شما می‌توانید از قابلیت تغییر زبان (Language change) در گوگل کیپ استفاده کنید. با ضربه زدن روی دکمه تغییر زبان در پایین هر یادداشت، زبان مورد نظر خود را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید بین بیش از ۵۰ زبان مختلف انتخاب کنید. با فعال کردن قابلیت ترجمه (Translate)، متن خود را به زبان دیگری ترجمه کنید.

نتیجه‌گیری

در این مقاله از سفیر، ما به شما نحوه استفاده از گوگل کیپ برای بهبود بهره‌وری و خلاقیت خود  را آموزش دادیم. ما با شما چهار نوع یادداشت، چهار روش دسته‌بندی و مرتب‌سازی، دو نوع یادآور، چهار سرویس همکار و چندین نکته و ترفند را به اشتراک گذاشتیم. امیدواریم که با استفاده از این راهنمای کامل، بتوانید از گوگل کیپ به بهترین شکل ممکن استفاده کنید و وظایف خود را به راحتی سازماندهی و انجام دهید.