مذاکره یک بحث راهبردی میباشد که مسأله را به گونهای طرح میکند که برای هر دو طرف آن مقبولیت داشته باشد. در مذاکره، هر طرف سعی میکند طرف دیگر را متقاعد سازد که با دیدگاه او موافقت کند. در مذاکره، همه طرفهای مذاکره کننده سعی دارند از مشاجره اجتناب کرده و همزمان توافق میکنند که به نوعی سازش کنند. در این مقاله اهمیت اصول و فنون مذاکره را بررسی میکنیم و تکنیک های اساسی موردنیاز برای ایجاد یک مذاکره قوی و مؤثر را ارائه میدهیم.
در این مطلب بخوانید
مذاکره چیست؟
مذاکرات شامل برخی از دادنها و گرفتنها میباشند، یعنی یک طرف همیشه در صدر مذاکرات قرار دارد و همانگونه که گفتیم مذاکره یک بحث راهبردی میباشد که مسأله مورد مذاکره را به شیوهای رفع میکند که هر دو طرف مذاکره آن را قبول داشته باشند. طرفهای درگیر در مذاکرات میتوانند یکسان نباشند. شاید تصور شما این باشد که قیمتها و پیشنهاداتی که در مذاکرات مطرح میشوند قطعی و نهایی باشند. اما این لزوماً درست نمیباشد. در حقیقت، در بسیاری از مواقع قیمتها قابل انعطاف هستند. مذاکره در اصل راهی است برای دستیابی به توافق در زمینههای مختلف. مذاکره میتواند برای کاهش بدهیها، کاهش قیمت فروش ، بهبود شرایط قرارداد ، دستیابی به یک معامله بهتر و … مورد استفاده قرار بگیرد. هنگام مذاکره، سعیتان بر این باشد که موقعیت خود را توجیه کنید، خود را جای طرف مقابل قرار دهید، کنترل احساسات خود را در دست داشته باشید و بدانید چه موقع باید کنار بکشید. مذاکرات شامل دو یا چند طرف میباشند که گرد هم آمده تا به هدف نهایی از طریق مصالحه یا قطعنامه ای دست یابند که برای همه مشارکت کنندگان مورد رضایت واقع شود. یک طرف موضع خود را بیان میکند، در حالی که طرف دیگر شرایط ارائه شده را پذیرفته یا با موضع خود مخالفتش را نشان میدهد. این روند تا زمانی ادامه پیدا میکند که هر دو طرف به توافق نزدیک شوند. شرکت کنندگان باید تا حد امکان قبل از شروع مذاکره از موقعیت طرف مقابل آگاهی یابند، مثلا نقاط قوت و ضعف، نحوه آماده شدن برای دفاع و هرگونه استدلال متقابل و… .
تکنیک های اصول و فنون مذاکره
مذاکرات همواره با تنشها و مسائل بسیاری همراه خواهند بود. گاهی اوقات این مسائل سبب خشم مذاکره کننده در حین جلسه میشود. تسلط خشم بر فرد مذاکرکننده در حین یک جلسه کاری عواقب مناسبی را به بار نخواهد آورد. فنون مذاکره توصیهها و راهکارهایی میباشند که به شما کمک میکنند تا بتوانید روند یک جلسه را مدیریت کنید. در نهایت نیز با به کار بستن این اصول بتوانید به نتیجه مطلوب خود دست پیدا کنید. در ادامه چند گام اساسی برای اصول و فنون مذاکره را که توسط ICC یا اتاق بازرگانی بینالمللی توصیه شده است، ارائه میدهیم:
تهیه راهبرد کلی مذاکره
درمورد راهبرد و اصول مذاکره خود با اعضای مربوط در سازمان گفتوگو داشته باشید. بر اساس پیش زمینه ای که از سوابق معاملات به دست آوردهاید، اهداف روشنی را که باید کسب کنید، تعیین نمائید. استفاده از مذاکرات گذشته مؤثرترین راه برای بهبود و یادگیری اصول و فنون مذاکره میباشد. سعی کنید دربارهی شرکای مذاکرهکنندهی خود و شرایط فعالیت تجاری آنها اطلاعاتی به دست آورید. درک علایق، اولویتها، محدودیتها و میزان اختیارات آنان این کمک را به شما میکند تا نیازها و اولویتهای واقعی آنها را بهتر درک کرده و نتیجه ی مناسبی کسب کنید. هر قانونی که برای تأمین یا تکمیل توافقنامهی احتمالی قرارداد لازم دارید را جستوجو کرده و آگاهی کافی از آن را بدست آورید. برای شروع مرحلهی آمادهسازی، سازماندهی رویکرد فروش خود تکمیل کرده و از زمان اولین تماس خود با مشتری تا پایان قرارداد به صورت موفقیتآمیز، مراحل لازم را ذکرکنید. شما با این کار کمک میکنید تا منابع موردنیاز برای انتقال به هر مرحله مشخص شده باشند و بدون هرگونه ایراد یا مشکل احتمالی برای سازمان صورت پذیرد.
لحاظ تفاوتهای فرهنگی
درک چهارچوب فکری شریک مذاکره و نحوهی فعالیت آنها، کلید یافتن رویکرد اصول و فنون مذاکرات میباشد. فراموش نکنید که ممکن است عادات فرهنگی و فرضیات شما درمورد چگونگی فعالیت یک کسبوکار با اصول افرادی که شریک مذاکرهی شما میباشند،کاملا یکسان نباشند. برای اینکه به این هدف برسید دائما فرضیات خود را مورد سؤال و بازنگری قرار بدهید وفکر کنید به فرضیاتی که ممکن است شریک مذاکرهکنندهتان دربارهی شما متصور شود؛ همچنین، با ذهن باز و داشتن چهارچوبی انعطافپذیر در اصول مذاکره، تلاش شما بر این باشد که اختلافات موجود را مرتفع نمائید.
توافق درمورد روند مذاکره
برای اطمینان از پیشرفت در مراحل اولیهی مذاکرات تا پایان نتیجهی نهایی روند صحیح مذاکره با شریکتان را مشخص کنید این کاربسیار راهگشا خواهد بود. در این مرحله طرفین مذاکره با رعایت اصول و فنون مذاکره درمورد سؤالات اولیه مانند جدول زمانی، مکانها و برنامههای جلسات شرکتکنندگان، زبان مراحل و تخصیص مسئولیتها با یکدیگر توافق میکنند. هدف اصلی این مرحله توافق درمورد چنین تعهداتی با شریکتان میباشد که زمان صرفشده برای مذاکره را کاهش خواهد داد.
پیشبینی روش تخصیص منابع انسانی و فنی مناسب
برای اینکه روند بهینهسازی اصول و فنون مذاکرات شما به خوبی طی شود و برای شکل دادن یک معاملهی خوب، تواناییتان در پیشبینی افراد و موارد موردنیاز در مراحل مختلف فروش هائز اهمیت است. هرچه پیشبینی شما از منابع انسانی و فنی مورد نیاز تکمیل تر باشد، روند معاملات با سرعت بیشتر و موانع کمتر روبهرو میشود.
برقراری رابطه بر پایهی اعتماد و اطمینان
زمانی مذاکره رخ میدهد که طرف دیگر اعتقاد داشته باشد که شما دارای کالا یا خدماتی هستید که نیازهای آنها را برطرف میکند؛ بنابراین، این یکی از اصول و فنون مذاکره است که همیشه در زمان مذاکرات بر راهحلهای مبتنی بر نیاز متمرکز باشید. برای دستیابی به درک واقعی از انتظارات آنها، از نیازها و اولویتهای شریک مذاکرهکنندهی خود آگاهی داشته باشید و بحثها را باز و شفاف انجام دهید. اشتباهی که گاهی توسط عوامل فروش صورت میگیرد، میتواند به عنوان نماد فروشی پر از خطا تلقی خواهد شد؛ با این حال، با توجه به نیازهای شریک مذاکره بهراحتی میتوانید از آن جلوگیری به عمل آورید.
صداقت در اصول و فنون مذاکره
همواره برای تقویت روابط تجاری حفظ بالاترین استانداردهای یکپارچگی، همراه با احترام و اعتماد متقابل دارای اهمیت میباشد. لازم نیست همهچیز را برای شریک تجاری خود واضح توضیح دهید، اما هرگز در جهت گمراه کردن او حرکت نکنید؛ زیرا این امر میتواند ادامهی مذاکرات، روابط کاری و اعتبار شما را در جامعهی تجاری محلی یا بینالمللی با خطر مواجه کند. شما با رعایت اصول صداقت در اصول و فنون مذاکره به شریک مذاکرهکنندهی خود این پیام را میدهید که رویکردی شما در مذاکره جدی است و در نتیجه تأمینکنندهی معتمدی خواهید بود.
مدیریت احساسات
مهم نیست که ادامهی بحثهای مذاکره تا چه میزان احساساتتان را برانگیخته میکند. بر اساس اصول مذاکره باید تلاش شما بر این باشد که آنها را مدیریت کنید. ممکن است در حین مذاکره فردی با شما روبهرو شود که قصد آزمایش آستانهی صبر شما را دارد؛ با وجود این، آرام و حرفهای برخورد داشته باشید. این کار نشان دهنده این است که شما قادرید مستقل از هرگونه تحریک طرف مقابل عمل مناسب داشته باشید. فردی که شما را منطقی و حرفهای میبیند، تمایل بیشتری پیدا میکند که نگرانیهای واقعی خود را برای شما بازگو کند و این موضوع او را تشویق میکند تا با شما همکاری داشته باشد و در یافتن راهحلهای مناسب برای رفع نیازهای خود از شما کمک بگیرد.
انعطافپذیری مناسب
در اصول و فنون مذاکره ،عنصر کلیدی برای موفقیت در مذاکرات پیدا کردن تعادل مناسب بین منافع سازمان شما و سازمان مقابلتان میباشد. چارچوب بندی در مذاکره باید صداقت و ذهنیت بازداشته باشد و به هر دو طرف برای یافتن تعادل درست این امکان را بدهد. با یک سیاست فروش فاقد انعطافپذیری به شرایطی میرسید که یک طرف سود نامتناسبی دریافت کرده و در نهایت طرف مقابل از اجرای توافقنامه اجتناب میکند؛ بنابراین، هدف از راهبرد مذاکرهی موفق باید ارزش آفرینی در مذاکره باشد و در طول زمان به طور متقابل سودمند واقع شود؛ علاوه بر این، با داشتن درک کافی از مسائلی که شاید شریک مذاکرهکنندهی شما با آنها روبهرو باشد، میتوانید در ایجاد یک قرارداد واقعبینانه و بادوام قدم بگذارید.
تعهدات واقعبینانه
تعهد شما فقط در مورد اقداماتی باشد که واقعا قصد انجامشان را دارید. همان طور که مورد انتظار شماست شریک مذاکرهکنندهی نیز این کار را مد نظر قرار دهد. اگر موردی هست که از توان شما خارج میباشد، حتما به اطلاع شریکتان برسانید تا از آسیبهای احتمالی به اعتبار شرکت جلوگیری به عمل آورید؛ همچنین با تو.جه به اصول و فنون مذاکره، در زمان مذاکره اطمینان خاطر حاصل کنید که شریک مذاکرهکنندهی شما از سطح اختیارات مناسبی برخوردار میباشد و توان عمل به تعهدات خود در قبال شما را دارند.
رجوع به آخرین خلاصهی سفارش
در مرحلهی نهایی مذاکره، تلاش شما بر این باشدکه از هرگونه سوءتفاهم احتمالی دربارهی موارد توافقشده توسط طرفین جلوگیری شود. بدین منظور، قبل ازاینکه به نتیجهی نهایی برسید، درمورد روند مذاکره، از شریک مذاکرهکنندهی خود کمک بگیرید و با رعایت اصول و فنون مذاکره خلاصهای از توافقنامهی کلی را تهیه کنید و سپس آن را نهایی و امضا نمائید. با این کار میتوانید بفهمید که درک و تفاهم شما و شریکتان در کدام قسمت همسو میباشد. اصلاح هرگونه واگرایی در این مرحله از روند اصول مذاکره، سبب جلوگیری از ناامیدی طرفین و عدم موفقیت مذاکره میشود که این امر به نوبهی خود میتواند بر روابط کلی شما با مشتریانتان تأثیر گذار باشد.
سخن آخر
همانگونه که بیان شد مذاکره راهی است برای دستیابی به توافق در زمینههای مختلف. در این مقاله نیز بعد از بررسی اهمیت اصول و فنون مذاکره، 10 تکنیک موثر و کارآمد برای مذاکرات حرفهای را مطرح نمودیم. یکی از مهمترین این اصول انعطاف پذیری میباشد که تقریباً در تمام تکنیکها به آن اشاره میشود. همواره توصیه ما این است که برای مذاکره اهداف منعطف داشته باشید. مغرور و تک بعدی عمل نکنید؛ آرامش خود را حفظ نموده و اهداف خود را با مذاکرات منطبق نمائید. همچنین دقت نظر شما باعث میشود موفقیتهای خود را مکتوب کنید. اگرچه اصول مذاکرات بر پایه اعتماد میباشد، اما نباید در هیچ مسئلهای افراط یا تفریط داشته باشید. جالب است بدانید که کاربرد مذاکره به فضای کسبوکار محدود نمی شود و شما میتوانید برای ارتباط با دوستان، خانواده و نزدیکان خود و همچنین در زندگی شخصی نیز از این اصول استفاده کنید. تیم سفیر متناسب با نوع نیازتان و نوع مذاکره بهترین روشها برای انجام مذاکرهای بینقص را برای شما انجام خواهد داد.
ادامه گامهای اساسی ICC و جزئیات اجرایی مذاکره
همانطور که اشاره شد، اتاق بازرگانی بینالمللی (ICC) برای دستیابی به مذاکرات مؤثر، گامهای راهبردی را توصیه میکند. پس از تهیه راهبرد کلی، نوبت به جزئیات اجرایی و تعمیق آمادگی میرسد که میتواند موفقیت شما را به شکل چشمگیری افزایش دهد.
تحلیل عمیق نیازها و منافع
پس از ترسیم راهبرد کلی، گام بعدی جمعآوری اطلاعات دقیقتر و تحلیل عمیق نیازها و منافع هر دو طرف است. صرفاً دانستن نقاط قوت و ضعف طرف مقابل کافی نیست؛ باید به ریشههای خواستههای آنها پی برد. به عنوان مثال، اگر در حال مذاکره برای قرارداد تامین مواد اولیه هستید، ممکن است طرف مقابل بر قیمت پایینتر اصرار داشته باشد. اما آیا نیاز واقعی آنها صرفاً کاهش هزینه است یا به دنبال پایداری تامین، کیفیت بالاتر یا شرایط پرداخت منعطفتر هستند؟ با درک این منافع پنهان، میتوانید راهحلهای خلاقانهتری ارائه دهید که فراتر از یک چانهزنی ساده بر سر قیمت باشد. این رویکرد به شما کمک میکند تا از موضعگیریهای صرف (Position-based negotiation) به سمت مذاکره مبتنی بر منافع (Interest-based negotiation) حرکت کنید که نتایج پایدارتر و رضایتبخشتری به همراه دارد.
توسعه گزینهها و راهحلهای خلاقانه
یک مذاکرهکننده ماهر، تنها به یک نتیجه از پیش تعیین شده فکر نمیکند، بلکه مجموعهای از گزینهها و راهحلهای جایگزین را پیشبینی میکند. این کار شامل طوفان فکری برای یافتن راههایی است که بتواند منافع هر دو طرف را برآورده سازد. به عنوان مثال، در مذاکره برای فروش یک نرمافزار، به جای اصرار بر قیمت ثابت، میتوانید بستههای خدماتی مختلف، شرایط پرداخت اقساطی، یا حتی ارائه آموزشهای رایگان را به عنوان گزینههای جایگزین مطرح کنید. این انعطافپذیری نه تنها شانس رسیدن به توافق را افزایش میدهد، بلکه به شما امکان میدهد تا در صورت عدم توافق بر سر یک گزینه، به سرعت به گزینه بعدی منتقل شوید.
تعیین بهترین جایگزین برای توافق مذاکره شده (BATNA)
یکی از مهمترین اصول در مذاکره، شناخت «بهترین جایگزین برای توافق مذاکره شده» یا BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) است. BATNA شما، قدرت چانهزنی شما را تعیین میکند. اگر نتوانید به توافق مورد نظر برسید، بهترین کاری که میتوانید انجام دهید چیست؟ این جایگزین باید قبل از ورود به هر مذاکرهای به وضوح مشخص شود. مثلاً، اگر در حال مذاکره با یک تامینکننده هستید و BATNA شما، تامین از یک شرکت دیگر با شرایط مشخص است، این دانش به شما اعتماد به نفس میدهد که در صورت نامطلوب بودن شرایط، میز مذاکره را ترک کنید. بدون BATNA قوی، شما در موقعیت ضعف قرار میگیرید و ممکن است مجبور به پذیرش توافقی شوید که برایتان مطلوب نیست.
اشتباهات رایج در مذاکره و راهکارهای پرهیز از آنها
حتی با بهترین آمادگیها، مذاکرات میتوانند به دلیل اشتباهات رایج به بنبست برسند یا به نتایج نامطلوبی منجر شوند. شناسایی این اشتباهات و آگاهی از راهکارهای پرهیز از آنها، مهارتی حیاتی برای هر مذاکرهکننده است.
عدم گوش دادن فعال و تمرکز بر موضع خود
یکی از بزرگترین اشتباهات، تمرکز بیش از حد بر آنچه میخواهید بگویید، به جای گوش دادن فعال به طرف مقابل است. وقتی شما فقط منتظر فرصتی برای بیان دیدگاه خود هستید، سیگنالها و نیازهای پنهان طرف مقابل را از دست میدهید. راهکار این است که با دقت به صحبتهای طرف مقابل گوش دهید، سوالات باز بپرسید و برای اطمینان از درک صحیح، آنچه را شنیدهاید بازگو کنید. این کار نه تنها به شما اطلاعات بیشتری میدهد، بلکه حس احترام و همدلی را در طرف مقابل ایجاد میکند.
شخصی کردن مسائل و کنترل نکردن احساسات
مذاکره یک فرآیند حرفهای است و نباید به مسائل شخصی تبدیل شود. خشم، ناامیدی یا لجبازی میتواند به سرعت مذاکره را از مسیر خود خارج کند. همانطور که در متن قبلی اشاره شد، کنترل احساسات ضروری است. اگر احساس میکنید در حال از دست دادن کنترل هستید، درخواست یک وقفه کوتاه (مثلاً برای نوشیدن آب یا پاسخ به یک تماس) میتواند به شما کمک کند تا آرامش خود را بازیابی کنید. به یاد داشته باشید که هدف، رسیدن به توافقی مطلوب است، نه پیروزی در یک بحث شخصی.
عدم آمادگی برای ترک میز مذاکره
ترس از شکست مذاکره یا از دست دادن فرصت، میتواند شما را به پذیرش توافقی نامطلوب سوق دهد. این اشتباه مستقیماً به عدم تعریف BATNA قوی بازمیگردد. اگر آماده ترک میز مذاکره نباشید، طرف مقابل این ضعف را حس کرده و ممکن است بر خواستههای خود پافشاری بیشتری کند. داشتن یک BATNA قوی به شما این قدرت را میدهد که با اطمینان خاطر، پیشنهادات نامطلوب را رد کنید و به دنبال گزینههای بهتر بروید.
ارائه اولین پیشنهاد بدون تحقیق کافی
اینکه چه کسی اولین پیشنهاد را بدهد، یک بحث استراتژیک است. اما اگر تصمیم گرفتید اولین پیشنهاد را ارائه دهید، باید کاملاً بر اساس تحقیقات و دادههای بازار باشد. ارائه یک پیشنهاد غیرواقعی یا بدون پشتوانه، میتواند اعتبار شما را زیر سوال ببرد و فضای مذاکره را منفی کند. به عنوان مثال، در بازار ایران در سال 1405، تخمین زده میشود که حاشیه سود منطقی برای یک محصول خاص بین 15 تا 25 درصد باشد. اگر شما پیشنهادی با حاشیه سود 50 درصد ارائه دهید، ممکن است طرف مقابل احساس کند که به دنبال سوءاستفاده هستید.
سنجش اثربخشی مذاکره و بهینهسازی نتایج
یک مذاکره موفق تنها به معنای رسیدن به توافق نیست؛ بلکه به معنای رسیدن به بهترین توافق ممکن است که منافع بلندمدت شما را تامین کند. برای اطمینان از اثربخشی فرآیند مذاکره و بهبود مستمر آن، لازم است نتایج را بسنجید و تحلیل کنید.
شاخصهای کلیدی عملکرد (KPIs) در مذاکره
برای ارزیابی موفقیت مذاکرات، میتوانید از شاخصهای کلیدی عملکرد استفاده کنید. این شاخصها به شما کمک میکنند تا فراتر از احساسات، به صورت عینی عملکرد خود را بسنجید:
| شاخص کلیدی عملکرد (KPI) | توضیح | مثال |
|---|---|---|
| درصد دستیابی به اهداف اولیه | میزان همخوانی توافق نهایی با اهداف از پیش تعیین شده. | اگر هدف کاهش 10% هزینه بود و 8% محقق شد، 80% دستیابی. |
| ارزش ایجاد شده (Value Created) | سود یا منافع اضافی که فراتر از اهداف اولیه به دست آمده است. | دریافت شرایط پرداخت بهتر، افزایش مدت گارانتی یا خدمات پس از فروش. |
| رضایت طرفین (Party Satisfaction) | میزان رضایت هر دو طرف از نتیجه نهایی و فرآیند مذاکره. | با استفاده از نظرسنجیهای کوتاه یا بازخوردهای کیفی. |
| زمان صرف شده برای مذاکره | مدت زمان لازم برای رسیدن به توافق. | کاهش زمان مذاکره از 5 جلسه به 3 جلسه برای توافقات مشابه. |
| تعداد بنبستها یا عدم توافقها | تعداد مذاکراتی که به نتیجه نرسیدهاند. | کاهش نرخ عدم توافق از 20% به 10% در طول یک سال. |
تحلیل پس از مذاکره (Post-Mortem Analysis)
پس از هر مذاکره، چه موفق و چه ناموفق، انجام یک تحلیل جامع ضروری است. این تحلیل باید شامل موارد زیر باشد:
- **بازبینی اهداف:** آیا اهداف اولیه واقعبینانه بودند؟
- **بررسی فرآیند:** چه چیزی خوب پیش رفت؟ چه چیزی میتوانست بهتر باشد؟
- **ارزیابی عملکرد:** نقاط قوت و ضعف تیم مذاکرهکننده چه بود؟
- **درسهای آموخته شده:** چه تجربههایی برای مذاکرات آینده به دست آمد؟
- **بررسی روابط:** آیا رابطه با طرف مقابل تقویت شد یا آسیب دید؟
این فرآیند به شما کمک میکند تا به طور مستمر مهارتهای مذاکره خود و تیمتان را بهبود بخشید. به عنوان مثال، اگر در پنج مذاکره اخیر برای خرید تجهیزات، میانگین زمان به توافق رسیدن شما 45 روز بوده، با تحلیل دقیق میتوانید نقاط ضعف فرآیند را شناسایی کرده و برای مذاکرات آتی، این زمان را به 30 روز کاهش دهید. این بهینهسازی مستمر، در بلندمدت به صرفهجویی قابل توجهی در زمان و منابع منجر خواهد شد و جایگاه «آژانس دیجیتال مارکتینگ سفیر» را در هر مذاکرهای تقویت میکند.
برای اجرای حرفهای این کار میتوانید از خدمات دیجیتال مارکتینگ کمک بگیرید.






