مذاکره یک بحث راهبردی میباشد که مسأله را به گونهای طرح میکند که برای هر دو طرف آن مقبولیت داشته باشد. در مذاکره، هر طرف سعی میکند طرف دیگر را متقاعد سازد که با دیدگاه او موافقت کند. در مذاکره، همه طرفهای مذاکره کننده سعی دارند از مشاجره اجتناب کرده و همزمان توافق میکنند که به نوعی سازش کنند. در این مقاله اهمیت اصول و فنون مذاکره را بررسی میکنیم و تکنیک های اساسی موردنیاز برای ایجاد یک مذاکره قوی و مؤثر را ارائه میدهیم.
در این مطلب بخوانید
مذاکره چیست؟
مذاکرات شامل برخی از دادنها و گرفتنها میباشند، یعنی یک طرف همیشه در صدر مذاکرات قرار دارد و همانگونه که گفتیم مذاکره یک بحث راهبردی میباشد که مسأله مورد مذاکره را به شیوهای رفع میکند که هر دو طرف مذاکره آن را قبول داشته باشند. طرفهای درگیر در مذاکرات میتوانند یکسان نباشند. شاید تصور شما این باشد که قیمتها و پیشنهاداتی که در مذاکرات مطرح میشوند قطعی و نهایی باشند. اما این لزوماً درست نمیباشد. در حقیقت، در بسیاری از مواقع قیمتها قابل انعطاف هستند. مذاکره در اصل راهی است برای دستیابی به توافق در زمینههای مختلف. مذاکره میتواند برای کاهش بدهیها، کاهش قیمت فروش ، بهبود شرایط قرارداد ، دستیابی به یک معامله بهتر و … مورد استفاده قرار بگیرد. هنگام مذاکره، سعیتان بر این باشد که موقعیت خود را توجیه کنید، خود را جای طرف مقابل قرار دهید، کنترل احساسات خود را در دست داشته باشید و بدانید چه موقع باید کنار بکشید. مذاکرات شامل دو یا چند طرف میباشند که گرد هم آمده تا به هدف نهایی از طریق مصالحه یا قطعنامه ای دست یابند که برای همه مشارکت کنندگان مورد رضایت واقع شود. یک طرف موضع خود را بیان میکند، در حالی که طرف دیگر شرایط ارائه شده را پذیرفته یا با موضع خود مخالفتش را نشان میدهد. این روند تا زمانی ادامه پیدا میکند که هر دو طرف به توافق نزدیک شوند. شرکت کنندگان باید تا حد امکان قبل از شروع مذاکره از موقعیت طرف مقابل آگاهی یابند، مثلا نقاط قوت و ضعف، نحوه آماده شدن برای دفاع و هرگونه استدلال متقابل و… .
تکنیک های اصول و فنون مذاکره
مذاکرات همواره با تنشها و مسائل بسیاری همراه خواهند بود. گاهی اوقات این مسائل سبب خشم مذاکره کننده در حین جلسه میشود. تسلط خشم بر فرد مذاکرکننده در حین یک جلسه کاری عواقب مناسبی را به بار نخواهد آورد. فنون مذاکره توصیهها و راهکارهایی میباشند که به شما کمک میکنند تا بتوانید روند یک جلسه را مدیریت کنید. در نهایت نیز با به کار بستن این اصول بتوانید به نتیجه مطلوب خود دست پیدا کنید. در ادامه چند گام اساسی برای اصول و فنون مذاکره را که توسط ICC یا اتاق بازرگانی بینالمللی توصیه شده است، ارائه میدهیم:
تهیه راهبرد کلی مذاکره
درمورد راهبرد و اصول مذاکره خود با اعضای مربوط در سازمان گفتوگو داشته باشید. بر اساس پیش زمینه ای که از سوابق معاملات به دست آوردهاید، اهداف روشنی را که باید کسب کنید، تعیین نمائید. استفاده از مذاکرات گذشته مؤثرترین راه برای بهبود و یادگیری اصول و فنون مذاکره میباشد. سعی کنید دربارهی شرکای مذاکرهکنندهی خود و شرایط فعالیت تجاری آنها اطلاعاتی به دست آورید. درک علایق، اولویتها، محدودیتها و میزان اختیارات آنان این کمک را به شما میکند تا نیازها و اولویتهای واقعی آنها را بهتر درک کرده و نتیجه ی مناسبی کسب کنید. هر قانونی که برای تأمین یا تکمیل توافقنامهی احتمالی قرارداد لازم دارید را جستوجو کرده و آگاهی کافی از آن را بدست آورید. برای شروع مرحلهی آمادهسازی، سازماندهی رویکرد فروش خود تکمیل کرده و از زمان اولین تماس خود با مشتری تا پایان قرارداد به صورت موفقیتآمیز، مراحل لازم را ذکرکنید. شما با این کار کمک میکنید تا منابع موردنیاز برای انتقال به هر مرحله مشخص شده باشند و بدون هرگونه ایراد یا مشکل احتمالی برای سازمان صورت پذیرد.
لحاظ تفاوتهای فرهنگی
درک چهارچوب فکری شریک مذاکره و نحوهی فعالیت آنها، کلید یافتن رویکرد اصول و فنون مذاکرات میباشد. فراموش نکنید که ممکن است عادات فرهنگی و فرضیات شما درمورد چگونگی فعالیت یک کسبوکار با اصول افرادی که شریک مذاکرهی شما میباشند،کاملا یکسان نباشند. برای اینکه به این هدف برسید دائما فرضیات خود را مورد سؤال و بازنگری قرار بدهید وفکر کنید به فرضیاتی که ممکن است شریک مذاکرهکنندهتان دربارهی شما متصور شود؛ همچنین، با ذهن باز و داشتن چهارچوبی انعطافپذیر در اصول مذاکره، تلاش شما بر این باشد که اختلافات موجود را مرتفع نمائید.
توافق درمورد روند مذاکره
برای اطمینان از پیشرفت در مراحل اولیهی مذاکرات تا پایان نتیجهی نهایی روند صحیح مذاکره با شریکتان را مشخص کنید این کاربسیار راهگشا خواهد بود. در این مرحله طرفین مذاکره با رعایت اصول و فنون مذاکره درمورد سؤالات اولیه مانند جدول زمانی، مکانها و برنامههای جلسات شرکتکنندگان، زبان مراحل و تخصیص مسئولیتها با یکدیگر توافق میکنند. هدف اصلی این مرحله توافق درمورد چنین تعهداتی با شریکتان میباشد که زمان صرفشده برای مذاکره را کاهش خواهد داد.
پیشبینی روش تخصیص منابع انسانی و فنی مناسب
برای اینکه روند بهینهسازی اصول و فنون مذاکرات شما به خوبی طی شود و برای شکل دادن یک معاملهی خوب، تواناییتان در پیشبینی افراد و موارد موردنیاز در مراحل مختلف فروش هائز اهمیت است. هرچه پیشبینی شما از منابع انسانی و فنی مورد نیاز تکمیل تر باشد، روند معاملات با سرعت بیشتر و موانع کمتر روبهرو میشود.
برقراری رابطه بر پایهی اعتماد و اطمینان
زمانی مذاکره رخ میدهد که طرف دیگر اعتقاد داشته باشد که شما دارای کالا یا خدماتی هستید که نیازهای آنها را برطرف میکند؛ بنابراین، این یکی از اصول و فنون مذاکره است که همیشه در زمان مذاکرات بر راهحلهای مبتنی بر نیاز متمرکز باشید. برای دستیابی به درک واقعی از انتظارات آنها، از نیازها و اولویتهای شریک مذاکرهکنندهی خود آگاهی داشته باشید و بحثها را باز و شفاف انجام دهید. اشتباهی که گاهی توسط عوامل فروش صورت میگیرد، میتواند به عنوان نماد فروشی پر از خطا تلقی خواهد شد؛ با این حال، با توجه به نیازهای شریک مذاکره بهراحتی میتوانید از آن جلوگیری به عمل آورید.
صداقت در اصول و فنون مذاکره
همواره برای تقویت روابط تجاری حفظ بالاترین استانداردهای یکپارچگی، همراه با احترام و اعتماد متقابل دارای اهمیت میباشد. لازم نیست همهچیز را برای شریک تجاری خود واضح توضیح دهید، اما هرگز در جهت گمراه کردن او حرکت نکنید؛ زیرا این امر میتواند ادامهی مذاکرات، روابط کاری و اعتبار شما را در جامعهی تجاری محلی یا بینالمللی با خطر مواجه کند. شما با رعایت اصول صداقت در اصول و فنون مذاکره به شریک مذاکرهکنندهی خود این پیام را میدهید که رویکردی شما در مذاکره جدی است و در نتیجه تأمینکنندهی معتمدی خواهید بود.
مدیریت احساسات
مهم نیست که ادامهی بحثهای مذاکره تا چه میزان احساساتتان را برانگیخته میکند. بر اساس اصول مذاکره باید تلاش شما بر این باشد که آنها را مدیریت کنید. ممکن است در حین مذاکره فردی با شما روبهرو شود که قصد آزمایش آستانهی صبر شما را دارد؛ با وجود این، آرام و حرفهای برخورد داشته باشید. این کار نشان دهنده این است که شما قادرید مستقل از هرگونه تحریک طرف مقابل عمل مناسب داشته باشید. فردی که شما را منطقی و حرفهای میبیند، تمایل بیشتری پیدا میکند که نگرانیهای واقعی خود را برای شما بازگو کند و این موضوع او را تشویق میکند تا با شما همکاری داشته باشد و در یافتن راهحلهای مناسب برای رفع نیازهای خود از شما کمک بگیرد.
انعطافپذیری مناسب
در اصول و فنون مذاکره ،عنصر کلیدی برای موفقیت در مذاکرات پیدا کردن تعادل مناسب بین منافع سازمان شما و سازمان مقابلتان میباشد. چارچوب بندی در مذاکره باید صداقت و ذهنیت بازداشته باشد و به هر دو طرف برای یافتن تعادل درست این امکان را بدهد. با یک سیاست فروش فاقد انعطافپذیری به شرایطی میرسید که یک طرف سود نامتناسبی دریافت کرده و در نهایت طرف مقابل از اجرای توافقنامه اجتناب میکند؛ بنابراین، هدف از راهبرد مذاکرهی موفق باید ارزش آفرینی در مذاکره باشد و در طول زمان به طور متقابل سودمند واقع شود؛ علاوه بر این، با داشتن درک کافی از مسائلی که شاید شریک مذاکرهکنندهی شما با آنها روبهرو باشد، میتوانید در ایجاد یک قرارداد واقعبینانه و بادوام قدم بگذارید.
تعهدات واقعبینانه
تعهد شما فقط در مورد اقداماتی باشد که واقعا قصد انجامشان را دارید. همان طور که مورد انتظار شماست شریک مذاکرهکنندهی نیز این کار را مد نظر قرار دهد. اگر موردی هست که از توان شما خارج میباشد، حتما به اطلاع شریکتان برسانید تا از آسیبهای احتمالی به اعتبار شرکت جلوگیری به عمل آورید؛ همچنین با تو.جه به اصول و فنون مذاکره، در زمان مذاکره اطمینان خاطر حاصل کنید که شریک مذاکرهکنندهی شما از سطح اختیارات مناسبی برخوردار میباشد و توان عمل به تعهدات خود در قبال شما را دارند.
رجوع به آخرین خلاصهی سفارش
در مرحلهی نهایی مذاکره، تلاش شما بر این باشدکه از هرگونه سوءتفاهم احتمالی دربارهی موارد توافقشده توسط طرفین جلوگیری شود. بدین منظور، قبل ازاینکه به نتیجهی نهایی برسید، درمورد روند مذاکره، از شریک مذاکرهکنندهی خود کمک بگیرید و با رعایت اصول و فنون مذاکره خلاصهای از توافقنامهی کلی را تهیه کنید و سپس آن را نهایی و امضا نمائید. با این کار میتوانید بفهمید که درک و تفاهم شما و شریکتان در کدام قسمت همسو میباشد. اصلاح هرگونه واگرایی در این مرحله از روند اصول مذاکره، سبب جلوگیری از ناامیدی طرفین و عدم موفقیت مذاکره میشود که این امر به نوبهی خود میتواند بر روابط کلی شما با مشتریانتان تأثیر گذار باشد.
سخن آخر
همانگونه که بیان شد مذاکره راهی است برای دستیابی به توافق در زمینههای مختلف. در این مقاله نیز بعد از بررسی اهمیت اصول و فنون مذاکره، 10 تکنیک موثر و کارآمد برای مذاکرات حرفهای را مطرح نمودیم. یکی از مهمترین این اصول انعطاف پذیری میباشد که تقریباً در تمام تکنیکها به آن اشاره میشود. همواره توصیه ما این است که برای مذاکره اهداف منعطف داشته باشید. مغرور و تک بعدی عمل نکنید؛ آرامش خود را حفظ نموده و اهداف خود را با مذاکرات منطبق نمائید. همچنین دقت نظر شما باعث میشود موفقیتهای خود را مکتوب کنید. اگرچه اصول مذاکرات بر پایه اعتماد میباشد، اما نباید در هیچ مسئلهای افراط یا تفریط داشته باشید. جالب است بدانید که کاربرد مذاکره به فضای کسبوکار محدود نمی شود و شما میتوانید برای ارتباط با دوستان، خانواده و نزدیکان خود و همچنین در زندگی شخصی نیز از این اصول استفاده کنید. تیم سفیر متناسب با نوع نیازتان و نوع مذاکره بهترین روشها برای انجام مذاکرهای بینقص را برای شما انجام خواهد داد.
